Verwaltungsleitung (m/w/d)

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Verwaltungsleitung

Die Europäische Akademie Berlin sucht eine Verwaltungsleitung (m/w/d) für Finanzen, Prozesse und Teamführung. Vollzeit in Berlin, Start Herbst 2026.

Die Europäische Akademie Berlin (EAB) ist ein Ort der politischen Bildung, des internationalen Austauschs und der europäischen Verständigung. Wir bringen Menschen aus Politik, Verwaltung, Zivilgesellschaft, Wissenschaft, Medien und internationalen Netzwerken zusammen. Unsere Arbeit ist in Berlin verankert und europäisch wie international ausgerichtet.

Für die Steuerung unserer internen Abläufe suchen wir eine Verwaltungsleitung (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Standards setzt und dafür sorgt, dass Finanzen, Prozesse und Teamführung belastbar aufgestellt sind.

Ihre Aufgabe

Sie verantworten die Verwaltung der EAB in einer Schlüsselrolle. Dabei geht es nicht nur darum, Abläufe ordentlich zu begleiten. Es geht darum, Strukturen tragfähig zu machen, finanzielle Steuerung sicherzustellen, Zuständigkeiten klar zu führen und im Alltag Verlässlichkeit herzustellen. Wer diese Rolle übernimmt, hält das Haus intern zusammen und schafft die Grundlage dafür, dass nach außen gute Arbeit möglich bleibt.

Ihre Aufgaben im Einzelnen

Leitung und Steuerung der Verwaltung der EAB
Reporting an stellvertretende Direktorin und Direktor
Verantwortung für Haushaltsplanung, Budgetkontrolle, Liquiditätsüberblick und kaufmännisches Controlling
Sicherstellung einer sauberen, fristgerechten und nachvollziehbaren Mittelbewirtschaftung
Begleitung von Zuwendungen, Abrechnungen, Verwendungsnachweisen, Mittelabrufen und administrativen Förderprozessen
Verantwortung für Ordnung, Transparenz und Verbindlichkeit in zentralen Verwaltungsabläufen
Führung und Koordination der Mitarbeitenden im Verwaltungsbereich
Enge Zusammenarbeit mit Direktion, Studienleitung, Projektmanagement, Rezeption, externen Dienstleisterinnen und Dienstleistern
Steuerung administrativer Personalprozesse und verlässliche Begleitung arbeitsorganisatorischer Abläufe
Weiterentwicklung interner Prozesse, Routinen und Standards
Frühzeitiges Erkennen von Risiken, Engpässen und Fehlentwicklungen im Verwaltungs- und Finanzbereich
Mitwirkung an der Absicherung von Sondervorhaben dort, wo belastbare Verwaltung den Unterschied macht

Was wir erwarten

Ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation in Verwaltung, Betriebswirtschaft, Public Management, Non-Profit-Management oder einem verwandten Bereich
Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer verantwortlichen administrativen Leitungs- oder Steuerungsfunktion
Nachweisbare Erfahrung in Finanzsteuerung, Budgetverantwortung und administrativer Prozessführung
Sicherheit im Umgang mit zuwendungsrechtlichen, förderbezogenen oder öffentlich finanzierten Strukturen ist sehr erwünscht
Führungskompetenz, Standfestigkeit und die Fähigkeit, Erwartungen klar zu formulieren und verbindlich einzufordern
Eine Arbeitsweise, die strukturiert, präzise, diskret und durchsetzungsfähig ist
Ein professionelles Verständnis von Verantwortung, Loyalität, Kommunikation und institutioneller Rolle
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Digitale Souveränität und die Bereitschaft, Prozesse pragmatisch weiterzuentwickeln

Was diese Rolle besonders macht

Wir suchen keine reine Sachbearbeitung auf Leitungsebene. Wir suchen eine Person, die führen kann und gestalten möchte. Eine Person, die Zahlen lesen, Prozesse ordnen, Prioritäten setzen und im richtigen Moment klar entscheiden kann. Eine Person, die nicht ausweicht, wenn es verbindlich werden muss.

Diese Aufgabe passt zu Ihnen, wenn Sie Verwaltung nicht als Nebenbühne verstehen, sondern als Rückgrat einer Institution. Wenn Ihnen Standards wichtig sind. Wenn Sie sauber arbeiten. Wenn Sie Verantwortung nicht dekorativ, sondern operativ begreifen.

Was wir bieten

Eine verantwortungsvolle Leitungsfunktion mit Gestaltungsspielraum
Eine zentrale Rolle in einer renommierten Berliner Institution der politischen Bildung und internationalen Begegnung
Ein engagiertes Team und kurze Abstimmungswege
Ein Arbeitsumfeld, in dem Sinn, Professionalität und internationale Perspektive zusammenkommen
Eine Vergütung, die sich an TV-L 12 orientiert (aktuell: Tarifvertrag 2023).
Die Möglichkeit, Strukturen sichtbar zu verbessern und institutionelle Entwicklung mitzugestalten

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Ihre Aufgabe

Ihre Aufgaben im Einzelnen

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